Of je nu in loondienst werkt of een onderneming hebt, je ontkomt niet aan vergaderen. Veel mannen zien dit als een noodzakelijk kwaad. Zij zijn liever inhoudelijk bezig met hun werkzaamheden, in plaats van er langdurig over te moeten praten. Gelukkig zijn er wel tips en tricks die je kunt toepassen om vergaderen niet alleen leuker te maken, maar ook nog eens efficiënter én effectiever.
De ruimte en benodigdheden
Een saaie, witte vergaderruimte, met stoelen die niet comfortabel zijn? Dat zijn in ieder zaken die je moet zien te vermijden. De juiste omgeving is allereerst een plek die inspiratie moet bieden, en knus mag aanvoelen. Denk aan gebruik van warme kleuren, een mooi uitzicht en de aanwezigheid van planten. Ook goede ventilatie en temperatuurregeling en voldoende licht zijn van groot belang.
Daarnaast moet je er ook van alle gemakken voorzien zijn en comfortabel kunnen zitten. Vergaderingen kunnen nogal eens lang duren, en je wil er geen fysieke klachten door krijgen. Een vergaderstoel kopen die er niet alleen mooi uitziet maar ook nog eens comfortabel zit is dus echt een must. Tip: Bij Bureaustoel.nl kun je niet alleen terecht voor chique vergaderstoelen, maar ook een goede bureaustoel aanschaffen.
Het vergaderproces
Daarnaast zijn er natuurlijk ook allerlei zaken omtrent het proces die de effectiviteit en efficiëntie van een vergadering bepalen. Een goed vergaderproces biedt structuur. Heldere afspraken leiden immers tot heldere verwachtingen en die weer tot snellere en betere resultaten. Bij een goede vergaderstructuur kun je onder andere denken aan iemand die de rol van voorzitter op zich neemt en de vergadering leidt, een duidelijke agenda en een begin- en eindtijd Uren vergaderen doet daarnaast geen goede zaken op het gebied van productiviteit dus houd het zo kort mogelijk. Ook is het belangrijk vooraf vast te stellen hoe besluiten genomen worden, hoe en door wie en waar deze vastgelegd worden en hoe deze uitgevoerd worden.
De inhoud van een vergadering
Tot slot bepaalt natuurlijk ook de inhoud van wat besproken wordt, hoe de vergadering ervaren wordt. Hierbij is het ten eerst van belang dat alle aanwezigen zich goed voorbereiden. Zo voorkom je onnodig veel tijd kwijt te zijn omdat mensen tussendoor bepaalde zaken moeten gaan opzoeken. Daarnaast is misschien nog wel het allerbelangrijkst dat je alleen vergadert wanneer dat echt nodig is. Stimuleer dat teamleden of andere mensen binnen de organisatie direct contact zoeken met elkaar als ze iets geregeld willen hebben. Nodig ook alleen mensen uit die echt relevant zijn voor en bepaald onderwerp, of vraag of ze mogelijk alleen een gedeelte van de vergadering bijwonen.
Helemaal zonder vergaderen gaat helaas niet, maar met bovenstaande tips wordt het wel een stuk efficiënter, effectiever én leuker!